Una de las operaciones más complejas e insidiosas en la gestión de recursos humanos está representada por registro de asistencia.
Se trata de la recopilación de los tiempos alcanzados por la persona que entra y sale, siguiendo un gesto, el de fichar, que se realiza al menos dos veces al día; puedes llegar fácilmente a cuatro veces si consideras las pausas.
El procedimiento se realiza mediante la preparación de hojas de asistenciadocumentos que se revelan esencial en la gestión de empleados y que se puede lograr de diferentes maneras.
Su elaboración influye también en la confección de las nóminas, en el cálculo de las cotizaciones que deben pagarse al INPS y en las cuotas que deben reservarse para la TFR, el decimotercer y el decimocuarto salario.
La detección de presencia se puede realizar según múltiples soluciones. antes de ver ¿Qué herramientas se pueden utilizar?conozcamos en detalle por qué es tan importante para las empresas y los trabajadores.
Seguimiento de asistencia: qué es y por qué es importante
Pero ¿qué es exactamente el seguimiento de asistencia? Esta es la acción que se realiza para registrar las horas de trabajo que realiza un empleado.
normalmente vienen dos momentos específicos ocurrieron durante el día: el principio y el final de la tarea. Diversas empresas también suelen medir el tiempo dedicado a los descansos.
¿Para qué sirve este procedimiento? Permite obtener un informe oportuno y fiable de las horas realmente trabajadas, para determinar la remuneración de las indemnizaciones adeudadas en la nómina.
Allá El registro de asistencia se realiza mediante un sistema conocido como fichaje., que a su vez se puede realizar de diferentes formas que veremos en breve. Volviendo a las razones por las que es tan importante, estas son esencialmente aquellas siguiente:
- El registro preciso de la asistencia es la base para tener datos correctos y confiables para el procesamiento de nóminas.
- La relación empleador-colaborador se beneficia de una comunicación más clara e inequívoca sobre la remuneración.
- Influye en la organización de los turnos, permitiendo a los responsables tener un panorama fiel y exhaustivo.
Por tanto, es algo que parece de vital importancia para que las empresas se preparen sin errores. Averigüemos qué herramientas se pueden adoptar, comparándolas.
Herramientas para registrar la asistencia
El registro de asistencia se puede lograr utilizando múltiples sistemas de fichaje, que luego proporcionarán los datos básicos para la hoja de asistencia. Entremos en más detalle, viendo qué herramientas se pueden utilizar para ambas funciones.
Herramientas de estampado
El fichaje se podrá registrar mediante los siguientes dispositivos:
- Tarjetas y marcadores de tiempo. Los empleados introducen una tarjeta de papel en un reloj que registra su presencia: cuando se acaben las cajas, será repuesta. Esta solución resulta ser la opción óptima si los recursos de la empresa funcionan, que tendrán que invertir en la compra de equipos.
- Insignia y sello de tiempo. La credencial es una tarjeta electrónica fija y no requiere ninguna sustitución, aunque se pierda fácilmente. Por lo demás, se aplica lo dicho anteriormente.
- Estampación vía PC. El estampado se realiza dentro de un software al que se puede acceder a través de una PC. Es una opción menos costosa y adecuada para más categorías de trabajadores, pero requiere acceso a una computadora.
- Máquina de estampado móvil. Los marcadores de tiempo se pueden mover y son más pequeños. No es una medida adecuada si los empleados no pueden desplazarse hasta el lugar donde se encuentra el equipo.
- Aplicación de estampado. Un sistema accesible, intuitivo y avanzado, con una aplicación ad hoc diseñada al efecto y utilizable a través de cualquier dispositivo telemático: smartphone, tablet y PC. El estampado se puede realizar con un simple “toque” desde cualquier lugar y se identifica la geolocalización, lo que se traduce en un ahorro de costes. La encuesta se comparte con los recursos del departamento administrativo y el empleado, los datos se procesan en tiempo real.
- Detección biométrica. Ocurre mediante huella digital o reconocimiento facial. Un sistema que ofrece mayores garantías de identificación pero que es bastante caro.
Actualmente, la solución más versátil para registrar la asistencia es el fichaje a través de una aplicación. Un sistema económico y fácil de usar adecuado para cualquier contexto de trabajo, incluso en modo híbrido, viajes y trabajo inteligente.
Herramientas de parte de horas
Una vez registrada la asistencia, las empresas deberán elaborar hojas de tiempos para cada colaborador. Se pueden conseguir en las siguientes versiones:
- Hojas de asistencia en papel. La desventaja es que la ortografía no siempre es clara: es fácil cometer errores.
- En formato Word. Sencillo de implementar, ya que la información se ingresa manualmente, las imprecisiones son bastante frecuentes.
- En formato Excel. Una solución que permite realizar cálculos exactos pero que podrían resultar incorrectos debido a la entrada manual de datos.
- A través de software de asistencia. Un sistema combinable con un fichaje mediante app, fiable y preciso, de fácil acceso y compartible entre figuras. A diferencia de otros métodos, generalmente tiene un coste que, sin embargo, se amortiza con datos impecables y con un ahorro de tiempo y dinero a largo plazo, con mucho menos estrés.
Las hojas de horas pueden ser diarias o mensuales. Lo importante es que se cumplimenten con precisión para garantizar una gestión óptima de los empleados en 360° y que aparezcan “en orden” en caso de inspección.
