La pandemia de Covid-19 ha acelerado la adopción de trabajo remoto en muchos sectores, tanto públicos como privados.
Anteriormente considerado un privilegio o una necesidad limitada a campos profesionales específicos, El “trabajo a distancia” se estableció rápidamente como una opción válida también después del período de emergencia sanitaria.
Sin embargo, este nuevo modo de funcionamiento debe conciliarse con cumplimiento de obligaciones de confidencialidad subyacente al correcto ejercicio de la relación laboral, especialmente si, como suele suceder, la actividad se desarrolla en el propio domicilio.
En este caso es necesario evitar que los no titulares (como los familiares del trabajador) tengan acceso a información confidencial que no debe ser revelada a terceros.
Las escuelas también se ven fuertemente afectadas por este fenómeno: basta pensar, por ejemplo, en el uso cada vez más masivo de formas de conexión a distancia para la celebración de reuniones entre profesores.
Reuniones remotas
En el nuevo Convenio Colectivo Nacional de Trabajo para el personal del sector de Educación e Investigación, firmado el 18 de enero de 2024, se prevé una importante innovación, a saber, la posibilidad de realizar a distancia actividades funcionales a la docencia, que no tienen carácter deliberativo.
El arte. 44, en el párrafo 6, introdujo luego la oportunidad para que las escuelas individuales brinden, mediante reglamento del instituto, la posibilidad de realizar a distancia las dos horas de programación de enseñanza colegiada prevista para los profesores de primaria por el art. 43 del nuevo CCNL.
Aunado a esto, existe la posibilidad de realizar en línea las reuniones del cuerpo docente y las actividades colegiadas de los consejos de clase, aunque tengan carácter deliberativo con base en los criterios definidos por el MIM, sujeto a la discusión prevista en por el art. 30, párrafo 9, carta. a) de la CCNL.
Por tanto, podrán realizarse de forma remota:
- las dos horas de planificación docente colegiada previstas para profesores de primaria;
- participación en reuniones colegiadas que no sean de carácter deliberativo;
- reuniones de carácter deliberativo (reguladas por el colegio, con base en los criterios establecidos por el Ministerio de Educación y Mérito, previa discusión con los sindicatos).
Dada y considerando la importante cantidad de información – potencialmente relativa a datos particulares – que puede intercambiarse durante dichas reuniones, es necesario que las escuelas que pretenden organizar reuniones en línea actualicen sus reglamentos escolares, proporcionando al personal docente instrucciones detalladas sobre cómo comportarse para que Se asegura y garantiza la privacidad de todas las partes interesadas, directa o indirectamente involucradas.
Por lo tanto, es necesario que el reglamento del instituto se integre con disposiciones que, por ejemplo, dispongan:
- la prohibición de tomar fotografías o fotocopias de documentos que contengan datos personales de los interesados, si no se cuenta con autorización (también están prohibidas las grabaciones de voz, videos y fotografías de reuniones si no se cuenta con autorización);
- la prohibición de difundir o comunicar a terceros los contenidos de las reuniones a distancia, salvo autorización;
- la obligación de utilizar auriculares si se participa en reuniones remotas, para evitar que personas no autorizadas escuchen su contenido;
- la obligación de conectarse a la reunión de forma remota desde un lugar aislado, donde no estén presentes sujetos ajenos a la escuela.
Trabajo remoto para auxiliares administrativos y técnicos
Además de la posibilidad de realizar actividades docentes a distancia, el nuevo CCNL ha introducido la posibilidad de regular el trabajo online del personal y técnicos de ATA.
En la nueva CCNL se regulan dos formas de trabajo a distancia:
- trabajo ágil, a que se refiere la ley núm. 81 de 2017, se caracteriza por ser una forma de trabajo flexible, sin limitaciones precisas de tiempo ni lugar;
- trabajo remotoque en cambio se realiza con un límite de tiempo, y en cumplimiento de las obligaciones derivadas de la realización del trabajo en el local de la oficina.
Cuando se adopten políticas de trabajo remoto, el Director de la Escuela -asimilado al empleador- es responsable de la seguridad y buen funcionamiento de las herramientas tecnológicas asignadas al personal para la realización de las actividades.
Por lo tanto, el DS debe dar instrucciones específicasencaminado a proteger la confidencialidad de los datos objeto de tratamiento, acordando previamente con el trabajador los horarios y lugares (por ejemplo: desde casa, o en coworking) en los que podrá realizar sus tareas, garantizando que las mismas se realicen en lugares donde sea posible garantizar la más absoluta confidencialidad de los datos e información tratados.
El acuerdo que regule la ejecución de los trabajos realizados fuera de los locales de administración deberá tener carácter individual y estipularse por escrito, a efectos de su constancia administrativa y regularidad.
Ya sea trabajo ágil o remoto, El acuerdo deberá contener además, al menos, los siguientes elementos esenciales:
- duración (el trabajo puede ser temporal o permanente);
- métodos de realización del servicio fuera del lugar habitual, con indicación de los días a realizar in situ o a distancia, sin perjuicio de la posibilidad de adaptar la programación a las necesidades operativas que puedan surgir en cada momento;
- método de retiro (justificada, si es por iniciativa de la administración), que deberá realizarse en un plazo no inferior a 30 días, sin perjuicio de los casos de causa justificada previstos en el art. 19 de la ley núm. 81 de 2017;
- tiempos de descanso (que en todo caso no deberán ser inferiores a las previstas para la actividad presencial) y las medidas técnicas y organizativas necesarias para asegurar la desconexión de las herramientas tecnológicas de trabajo;
- los métodos de ejercicio del poder de dirección y control del empresario sobre el servicio prestado por el trabajador fuera del local de la administración de conformidad con lo dispuesto en el art. 4 de la ley núm. 300 de 1970 y modificaciones posteriores;
- el compromiso del trabajador de cumplir con los requisitos indicado en la información de seguridad y salud sobre trabajo ágil recibida de la administración;
- la lista de equipos que la administración pretenda prestar al trabajador mientras dure el convenio individual.
En presencia de causa justificada, cada una de las partes contratantes podrá desistir del contrato sin previo aviso, ya sea por tiempo determinado o indefinido.
Algunas instrucciones para procesar datos de forma remota
En particular, en relación con las medidas e instrucciones de seguridad que deben facilitarse a los empleados en caso de trabajo a distancia, se sugiere a modo de ejemplo lo siguiente:
- procesar datos personales de conformidad con instrucciones escritas y orales proporcionada por la escuela y de conformidad con la legislación sobre privacidad (Decreto Legislativo 196/2003 y Reglamento UE 2016/679);
- cumplir con las obligaciones de confidencialidad de conformidad con el decreto del Presidente de la República de 16 de abril de 2013, n. 62, “Reglamento que contiene código de conducta para empleados públicos”;
- tenga todo el cuidado evitar que personas no autorizadas accedan a datos y herramientas de trabajo presente en el lugar de ejecución fuera del sitio;
- proceder a bloquea tu computadora suministrado en caso de abandonar el puesto de trabajo, incluso por un período de tiempo limitado;
- al final del desempeño laboral diario, conservar documentos impresosasegurando su posible destrucción -con una trituradora de documentos- sólo una vez que regresen a su lugar habitual de trabajo;
- si, a título excepcional, al finalizar el trabajo es necesario conservar en su domicilio material en papel que contenga datos personales, guárdelo en armarios, cajones u otros contenedores con cerradura;
- Utilice conexiones a Internet privadas y no Wi-Fi abiertas y públicas. (además, tenga en cuenta que la conexión debe ser de la velocidad adecuada para permitir el desarrollo de la actividad laboral);
- salvaguardar diligentemente la documentación utilizada, los datos y herramientas tecnológicas puestos a disposición por el empleador;
- con respecto al acceso remoto al servidor de la escuela, utilice sólo el software proporcionado (la contraseña debe mantenerse secreta e inaccesible, para evitar accesos no autorizados).
Conclusiones
Dado que se trata de una cuestión relacionada con el procesamiento de datos personales, es apropiado que las escuelas involucren a sus DPO para recabar su opinión, tanto sobre la regulación de las reuniones online como sobre el desarrollo del trabajo a distancia, por las posibles repercusiones que podría tener sobre los derechos de las personas implicadas (estudiantes, muy a menudo menores de edad).
